Come si fa il budget aziendale? Un esempio passo passo per il 2027

"Il budget aziendale come si fa? Da dove parto?" Se te lo chiedi a novembre, sei nel momento giusto: il budget dell'anno prossimo si prepara adesso, prima che l'esercizio parta.

La risposta breve: il budget aziendale è il conto economico dell'anno prossimo scritto in anticipo, mese per mese. Si fa in cinque passi: stimi i ricavi partendo dai clienti, calcoli i costi variabili e il margine, aggiungi i costi fissi, dividi tutto per mesi tenendo conto della stagionalità e trasformi il risultato in una previsione di cassa. Poi, ogni mese, lo confronti con i numeri veri. Un budget che nessuno confronta con il consuntivo è un esercizio di stile.

Ti mostriamo i cinque passi con un esempio: un'azienda con numeri inventati ma realistici, che chiude il 2026 con circa 3 milioni di euro di ricavi e prepara il budget 2027.

Passo 1: i ricavi, cliente per cliente

L'errore più comune è partire dal totale: "l'anno scorso 3 milioni, quest'anno mettiamo +7%". È un numero che non si può difendere e che non dice a nessuno cosa fare.

Parti invece dai clienti e dalle ragioni concrete:

• I primi dieci clienti valgono 1,8 milioni. Con loro hai ordini e storico: ipotizzi un +3% dovuto all'aggiornamento del listino, quindi 1.854.000 euro.
• Tutti gli altri clienti valgono 1,2 milioni: li tieni stabili.
• Un nuovo agente che parte a primavera. Lui spera in 300.000 euro, tu ne metti a budget 150.000, la metà.

Totale ricavi a budget: 3.204.000 euro. Ogni riga ha un motivo, e a giugno saprai quale ipotesi ha tenuto e quale no.

Passo 2: costi variabili e margine di contribuzione

I costi variabili sono quelli che crescono con le vendite: materie prime, lavorazioni esterne, trasporti, provvigioni. Nell'esempio pesano il 63% dei ricavi, un punto in più del 2026, perché il fornitore principale ha già annunciato un aumento.

Costi variabili: 2.018.520 euro. Il margine di contribuzione, cioè quello che resta per pagare i costi fissi e fare utile, è 1.185.480 euro, il 37% dei ricavi.

Se hai più linee di prodotto, fai questo conto linea per linea: le percentuali possono essere molto diverse, e un budget che cresce sulla linea che rende meno è il modo più rapido per fatturare di più e guadagnare di meno.

Passo 3: costi fissi e punto di pareggio

I costi fissi restano più o meno uguali qualunque cosa succeda alle vendite. Nell'esempio:

• personale: 720.000 euro, aumenti contrattuali compresi;
• affitti, utenze e servizi: 210.000 euro;
• ammortamenti: 90.000 euro;
• altri costi: 60.000 euro.

Totale: 1.080.000 euro. Il risultato operativo a budget è 1.185.480 meno 1.080.000: 105.480 euro.

A questo punto calcola il punto di pareggio: costi fissi divisi per la percentuale di margine, 1.080.000 diviso 0,37, circa 2,92 milioni di ricavi. Vuol dire che basta vendere il 9% in meno del budget per chiudere a zero. È l'informazione più utile di tutto il budget, e quasi nessuno la scrive.

Passo 4: dividi per mesi, non per dodici

Un budget annuale diviso per dodici non serve a niente: a febbraio sembrerai sempre in ritardo, a maggio sempre in anticipo. Usa la stagionalità degli ultimi due o tre anni.

Se storicamente agosto vale il 4% dei ricavi annui, il budget di agosto è circa 128.000 euro, non 267.000. Lo stesso vale per i costi: tredicesima a dicembre, manutenzioni concentrate in estate, provvigioni che seguono le vendite.

Passo 5: dal budget economico alla cassa

Il budget economico dice se l'anno chiude in utile; la cassa dice se ci arrivi. Sono due cose diverse, e il secondo conto si fa con il cash flow previsionale.

Nell'esempio: utile operativo di 105.480 euro più 90.000 di ammortamenti (che non escono dalla cassa) fanno circa 195.000 euro generati dalla gestione. Però a marzo è previsto un macchinario da 200.000 euro, e i ricavi in più (204.000 euro rispetto al 2026) si incassano a 90 giorni: circa 50.000 euro restano fermi nei crediti verso i clienti, cioè nel capitale circolante.

Risultato: un anno in utile con circa 55.000 euro di cassa in meno, prima ancora delle rate dei mutui. Scoperto a novembre, si risolve con un finanziamento chiesto per tempo. Scoperto a maggio, è un problema. Come si calcola il flusso passo per passo lo spieghiamo in flusso di cassa: come si calcola.

Ogni mese: budget contro consuntivo

Il budget serve davvero solo da qui in poi. Ogni mese confronti i numeri veri con quelli previsti e chiedi il perché delle differenze più grandi: è il budget vs actual.

Esempio: a fine marzo i ricavi sono il 5% sotto budget. Può essere il volume (un cliente ha rimandato un ordine), il prezzo (sconti non previsti) o il mix (si è venduto di più quello che rende meno). Sono tre problemi diversi con tre soluzioni diverse, e il totale da solo non te lo dice.

Quando l'anno cambia molto rispetto alle ipotesi, non buttare il budget: aggiorna la previsione dei mesi che mancano, tenendo il budget originale come riferimento. È il rolling forecast.

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Abako CFO AI importa i dati dal gestionale o dai file del commercialista, riclassifica il conto economico e mette ogni mese il consuntivo accanto al budget, con le differenze evidenziate. Calcola il margine per famiglia di prodotto, cliente e commessa, proietta la cassa a dodici mesi e permette scenari what-if ("cosa succede se il fornitore aumenta del 9%?"). Un'AI legge i numeri e segnala quando qualcosa si muove.

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In sintesi

• Il budget è il conto economico dell'anno prossimo, mese per mese, scritto prima che l'anno parta.
• I ricavi si stimano cliente per cliente, con una ragione per ogni ipotesi.
• Margine di contribuzione e costi fissi danno il punto di pareggio: scrivilo.
• Un budget in utile può avere la cassa in negativo: fai sempre anche la previsione di cassa.
• Il budget vale solo se ogni mese lo confronti con il consuntivo.

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