Come si fa il controllo di gestione dello studio commercialista? I cinque numeri da guardare

"Faccio il controllo di gestione ai clienti, ma il mio studio come va davvero?" È la domanda che molti commercialisti si fanno a fine anno, guardando un fatturato che cresce e un margine che non si capisce dove finisca.

La risposta breve: il controllo di gestione dello studio parte da cinque numeri: quanto costa un'ora di lavoro, quante ore di presenza diventano ore sui clienti (la saturazione), quanto incassi in media per ogni ora, quale area di servizio rende e quale no, e quante ore fuori canone non arrivano in fattura. Per calcolarli bastano tre dati: i costi dell'anno, i compensi e le ore lavorate per cliente e per attività. Un foglio Excel è sufficiente per partire; il difficile è tenerlo aggiornato.

Usiamo lo stesso esempio per tutti e cinque, con numeri inventati ma realistici: uno studio con il titolare, due professionisti e tre collaboratori, 480.000 euro di compensi e 420.000 euro di costi annui, compreso un compenso figurativo per il titolare.

1. Quanto costa un'ora del tuo studio

È la soglia da cui dipende tutto il resto. Si calcola dividendo i costi annui per le ore lavorate sui clienti, non per le ore di presenza.

Nell'esempio le ore sui clienti sono 7.000: 420.000 diviso 7.000 fa 60 euro l'ora. Sotto questa cifra, ogni ora di lavoro costa più di quanto incassi. È il punto di pareggio dello studio espresso in ore, ed è lo stesso numero che serve per fare un preventivo che non sia a sensazione.

Il compenso figurativo del titolare va messo sempre. Senza, il costo orario esce più basso e lo studio sembra guadagnare anche su lavori che, contando il tempo del titolare, sono in perdita.

2. La saturazione: quante ore diventano lavoro sui clienti

Sei persone per circa 1.700 ore l'anno fanno 10.200 ore di presenza. Se le ore sui clienti sono 7.000, la saturazione è il 69%. Il resto sono aggiornamento normativo, formazione, amministrazione interna, riunioni, tempi morti fra una scadenza e l'altra.

Una parte di queste ore è necessaria, e non va azzerata. Ma il numero va guardato, perché sposta il costo orario: con gli stessi costi, portare la saturazione al 75% (7.650 ore sui clienti) abbassa il costo di un'ora da 60 a 54,90 euro. Sono quasi 5 euro in più di margine su ogni ora fatturata, senza toccare le tariffe.

3. Quanto incassi per ogni ora

Dividi i compensi dell'anno per le ore sui clienti: 480.000 diviso 7.000 fa 68,57 euro l'ora. La differenza con il costo orario è il margine per ora: 8,57 euro, cioè 60.000 euro l'anno, il 12,5% dei compensi.

Detto così sembra poco interessante. Diventa utile quando lo segui nel tempo e quando lo scomponi, perché la media nasconde aree e clienti molto lontani fra loro. Se vuoi un confronto con i dati di categoria, li abbiamo raccolti in quanto guadagna un commercialista.

4. Il margine per area di servizio

Contabilità, dichiarativi, paghe, consulenza: ogni area ha ricavi e ore propri, ed è il primo livello in cui conviene dividere i numeri. È la logica del centro di costo applicata allo studio.

Nell'esempio:

• Consulenza e business plan: 90.000 euro di compensi su 900 ore, 100 euro l'ora.
• Contabilità delle semplificate: 120.000 euro su 2.400 ore, 50 euro l'ora, sotto il costo orario di 60.
• Tutte le altre aree: 270.000 euro su 3.700 ore, circa 73 euro l'ora.

La contabilità delle semplificate lavora in perdita, e da sola assorbe un terzo delle ore dello studio. Non vuol dire chiuderla: vuol dire rivedere i canoni, automatizzare le registrazioni o scegliere quali clienti tenere. La consulenza è l'area che rende di più, ed è quella su cui conviene liberare ore.

Dentro ogni area il passo successivo è il singolo cliente, con la sua tariffa implicita: lo spieghiamo passo per passo in quali clienti ti fanno guadagnare.

5. Le ore fuori canone che non fatturi

Telefonate lunghe, pratiche straordinarie, documenti chiesti tre volte: lavoro fatto per clienti a canone fisso, che non finisce in nessuna fattura. Si vede solo se nel registro delle ore c'è una colonna "a canone / fuori canone".

Nell'esempio, supponiamo 600 ore fuori canone in un anno. A 60 euro l'ora sono 36.000 euro: più della metà dei 60.000 euro di margine dello studio. Anche fatturandone solo una parte, è il modo più rapido per migliorare il risultato, perché il lavoro è già stato fatto.

Ogni quanto guardarli, e con quale strumento

I cinque numeri non servono una volta l'anno, a bilancio chiuso: servono almeno ogni trimestre, e la saturazione anche ogni mese, perché cambia con le scadenze. Il metodo è lo stesso che consigli ai clienti: un budget dello studio e il confronto con il consuntivo.

Per partire basta un foglio condiviso in cui ognuno segna ogni giorno cliente, attività e ore, a mezz'ora di precisione. Dopo tre mesi hai già un quadro affidabile. Il punto debole è sempre lo stesso: qualcuno deve consolidare i fogli, e in piena stagione dichiarativa non lo fa nessuno. Le definizioni di base le trovi nella voce controllo di gestione del glossario.

Come lo fa Studio Analytics

Studio Analytics è il prodotto di Abako per il controllo di gestione dello studio. Mette ogni cliente su una mappa: ore lavorate in orizzontale, tariffa implicita in verticale, dimensione della bolla pari al compenso. Imposti il costo di un'ora e i clienti si colorano in tre stati: in margine, da fatturare, in perdita. Un commento dell'AI indica per primi i clienti da rinegoziare e le ore da fatturare.

Per le ore si parte dai fogli Excel che lo studio usa già, oppure costruiamo uno strumento di raccolta su misura. L'attivazione richiede poche settimane, il prezzo è su preventivo e si parte da una demo di 25 minuti.

Se l'area che vuoi far crescere è la consulenza, il tempo si libera anche lì: Business Plan Builder riduce le ore di ogni business plan, e il calcolatore di risparmio ti dice quante in un anno.

In sintesi

• Costo di un'ora = costi annui, titolare compreso, diviso ore sui clienti.
• Saturazione = ore sui clienti diviso ore di presenza: alzarla abbassa il costo orario.
• Ricavo per ora meno costo orario = margine per ora dello studio.
• Il margine per area mostra dove le ore rendono e dove no; poi si scende al singolo cliente.
• Le ore fuori canone non fatturate valgono spesso più di metà del margine.

Prossimo passo

• Prenota una demo di Studio Analytics: ti mostriamo la mappa clienti con dati di esempio e cosa servirebbe per costruirla sui tuoi.
• Se il problema è avere più clienti in margine, parti da qui: come trovare nuovi clienti per lo studio.