Quali clienti mi fanno guadagnare? Come un commercialista calcola quanto gli rende ognuno

"Come faccio a sapere quali clienti mi fanno guadagnare e quali no?" È una domanda che i commercialisti si fanno spesso a voce bassa, perché la risposta onesta, nella maggior parte degli studi, è "non lo so". Il compenso è a canone, le ore non si contano, e il cliente che chiama tutti i giorni paga quanto quello che si sente due volte l'anno.

La risposta breve: per ogni cliente dividi il compenso annuo per le ore che lo studio ci ha lavorato davvero. Ottieni la sua tariffa implicita. Poi confrontala con il costo di un'ora dello studio, cioè i costi totali divisi per le ore lavorate sui clienti. Il cliente che sta sopra quella soglia ti fa guadagnare, quello che sta sotto ti costa. Servono due dati che quasi tutti gli studi hanno già, o possono raccogliere in un mese: le ore per cliente e i compensi.

Passo 1: quanto costa un'ora del tuo studio

Somma tutti i costi annui dello studio: personale, collaboratori, affitto, software, utenze, formazione, e anche un compenso figurativo per il titolare (se non lo metti, il break-even esce troppo basso e ti sembra di guadagnare con clienti che in realtà ti costano). Dividi per le ore lavorate sui clienti, non per le ore di presenza.

Un esempio con numeri inventati: uno studio con 300.000 euro di costi annui e 6.000 ore lavorate sui clienti ha un costo orario di 50 euro. Sotto i 50 euro l'ora, ogni cliente consuma più di quello che porta.

Passo 2: la tariffa implicita di ogni cliente

Per ogni cliente: compenso annuo diviso ore lavorate. Continuiamo l'esempio, sempre con numeri inventati:

• Cliente A: canone di 3.000 euro, 40 ore lavorate. Tariffa implicita 75 euro l'ora: sopra soglia, in margine.
• Cliente B: canone di 2.400 euro, 80 ore lavorate, di cui 30 fuori dal canone (pratiche extra, consulenze al telefono, solleciti). Tariffa implicita 30 euro l'ora: sotto soglia.
• Cliente C: canone di 1.800 euro, 70 ore lavorate, di cui 10 fuori canone. Tariffa implicita 25,70 euro l'ora: sotto soglia.

B e C sembrano uguali, ma non lo sono.

Passo 3: in margine, da fatturare, in perdita

Supponiamo che lo studio, per le ore fuori canone, applichi 60 euro l'ora.

• Cliente B è "da fatturare". Se le 30 ore extra vengono fatturate, sono 1.800 euro in più: 4.200 euro su 80 ore fanno 52,50 euro l'ora, sopra soglia. Il problema non è il canone, sono le ore extra che non arrivano in fattura.
• Cliente C è "in perdita". Anche fatturando le 10 ore extra (600 euro), si arriva a 2.400 euro su 70 ore: 34,30 euro l'ora, ancora sotto soglia. Qui il canone è sbagliato, e l'unica strada è rinegoziarlo o ridefinire cosa comprende.
• Cliente A è "in margine". Va bene così. Semmai, è il modello di cliente da cercare.

La distinzione cambia la conversazione con il cliente. Al cliente B non devi chiedere un aumento: devi fargli vedere le ore extra. Al cliente C sì, e con i numeri in mano è una conversazione molto più facile.

"Ma registrare le ore è impossibile"

È l'obiezione più comune, ed è più piccola di quanto sembri. Non servono ore al minuto né software di timesheet complessi: basta che ogni persona dello studio segni, ogni giorno, per quale cliente ha lavorato e quanto, a mezz'ora di precisione. Un foglio Excel condiviso è sufficiente per partire. Dopo tre mesi hai già un quadro affidabile, perché le stagionalità (dichiarativi, bilanci) si compensano.

Il secondo ostacolo è distinguere le ore a canone da quelle fuori canone. Anche qui basta una colonna in più. È il dato che, da solo, di solito paga tutto il lavoro: quasi ogni studio scopre ore extra non fatturate per migliaia di euro l'anno.

Passo 4: rivedere tariffe e preventivi

Una volta noto il costo di un'ora, anche il preventivo per un nuovo incarico smette di essere a sensazione. Stimi le ore, le moltiplichi per il costo orario, aggiungi il margine che vuoi: il prezzo minimo sotto cui non scendere è un numero, non un'impressione. Lo stesso ragionamento del break-even point che faresti per un cliente, applicato al tuo studio.

Come lo fa Studio Analytics

Studio Analytics è il prodotto di Abako per il controllo di gestione dello studio. Mette ogni cliente su una mappa: ore lavorate in orizzontale, tariffa implicita in verticale, dimensione della bolla pari al compenso. Imposti il costo di un'ora e le bolle si colorano nei tre stati che abbiamo visto: in margine, da fatturare, in perdita. Accanto, un commento dell'AI indica per primi i clienti da rinegoziare e le ore da fatturare.

Per raccogliere le ore si parte dai fogli Excel che lo studio usa già, oppure costruiamo uno strumento di raccolta su misura. L'attivazione richiede poche settimane. Il prezzo è su preventivo, perché dipende dalla dimensione dello studio e da come raccoglie oggi le ore. Non c'è una prova self-service: si parte da una demo di 25 minuti.

In sintesi

• Tariffa implicita = compenso annuo del cliente diviso ore lavorate.
• Costo orario dello studio = costi totali (titolare compreso) diviso ore lavorate sui clienti.
• Sotto soglia ci sono due casi diversi: ore extra da fatturare, oppure canone da rinegoziare.
• Per partire basta un foglio con ore per cliente, a canone e fuori canone.

Prossimo passo

• Prenota una demo di Studio Analytics: ti mostriamo la mappa clienti con dati di esempio e cosa servirebbe per costruirla sui tuoi.
• Se nello studio prepari anche business plan per i clienti, guarda quanto tempo risparmieresti con Business Plan Builder, che si prova gratis per 10 giorni.